Những điều cần biết khi mời thầu quản lý vận hành toà nhà chung cư

Đấu thầu quản lý tòa nhà là gì?

Không chỉ tuân theo các quy luật khách quan của nền kinh tế như quy luật cung – cầu, quy luật giá cả – giá trị. Đấu thầu còn là hình thức giúp cho việc mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch vụ trong công tác quản lý chung cư trở nên minh bạch nhất.

Nhờ hoạt động đấu thầu, BQT cũng như công ty quản lý vận hành tòa nhà có nhiều cơ hội để lựa chọn những nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhằm mang lại hiệu quả cao nhất – tương xứng với giá trị của ngân sách mà cư dân đã bỏ ra.

Với mục đích quản lý việc chi tiêu, sử dụng các nguồn tiền một cách có hiệu quả. Nhà nước đã ban hành các quy định, hướng dẫn liên quan đến quy trình đấu thầu. Do đó Ban quản trị cũng như Công ty quản lý cần tuân thủ các quy trình này để đảm bảo công khai, công bằng, hiệu quả. Thông qua tính cạnh tranh trong các hoạt động mua sắm bằng nguồn tài chính chung của tòa nhà đó.

Tại sao cần đấu thầu quản lý tòa nhà chung cư

Thực trạng quản lý chung cư, tòa nhà tại các đô thị lớn, nhất là ở Hà Nội và TP.HCM hiện rất phức tạp. Những kiến nghị, tranh chấp, xung đột trong việc quản lý chung cư diễn ra thời gian qua là một minh chứng. Thông thường, sau khi hoàn tất công trình, các chủ đầu tư thường chọn các mô hình quản lý chung cư tòa nhà. Phổ biến như: chủ đầu tư tự mình quản lý. Hoặc phía chủ đầu tư thuê/giao phó cho một đơn vị quản lý chuyên nghiệp đảm trách.

Do cách thức chủ đầu tư tự quản lý bộc lộ rất nhiều bất cập khi liên tiếp xảy ra những xung đột, tranh chấp giữa cư dân và chủ đầu tư. Hay chính xác hơn là với đơn vị quản lý, vận hành chung cư, bởi không đạt được thỏa thuận về lợi ích như cam kết ban đầu. Những năm gần đây chủ đầu tư chuyển hướng thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp.

Đây là mô hình mang tính tích cực cao, bởi các đơn vị quản lý vận hành xác định rõ ràng tính phục vụ cư dân thay vì quản lý. Đặc biệt, giữa đơn vị quản lý và cư dân ít hoặc gần như không xảy ra xung đột về mặt lợi ích. Tuy nhiên, để giành được quyền quản lý, vận hành chung cư không dễ. Các đơn vị phải chứng minh được năng lực, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của mình khi tham gia đấu thầu quản lý chung cư theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.

Quy trình mời thầu và đấu thầu vận hành tòa nhà

Dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư sẽ bao gồm nhiều gói dịch vụ vừa riêng biệt vừa kết hợp. Thường bao gồm: dịch vụ quản lý hành chính hỗn hợp, dịch vụ lễ tân, dịch vụ khách hàng, dịch vụ an ninh, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật. Nói vậy, để biết hoàn thành một bộ hồ sơ tham dự đấu thầu dịch vụ quản lý tòa nhà rất phức tạp. Đòi hỏi có sự phối kết hợp của nhiều dịch vụ khác nhau. Đối với đơn vị mời thầu, là các chủ đầu tư tòa nhà hay Ban quản trị, cũng cần tham khảo quy trình, quy định của Luật đấu thầu cũng như các văn bản hướng dẫn dưới Luật kèm theo.

Quy trình mời thầu và xét thầu dịch vụ gồm:

Đối với phía chủ đầu tư hay Ban quản trị tòa nhà, quy trình mời thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư gồm các bước:

1. Chuẩn bị mời thầu:

• Lập hồ sơ mời thầu.
• Thẩm định và phê duyêt hồ sơ mời thầu.

2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu:

• Mời thầu.
• Phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu.
• Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu.
• Mở thầu

3. Đánh giá hồ sơ dự thầu:

• Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.
• Đánh gái chi tiết hồ sơ dự thầu.
• Xếp hạng nhà thầu.

4. Thương thảo hợp đồng:

5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn hợp đồng.

6. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

Đối với một công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, quy trình chào thầu sẽ như sau

1. Gửi hồ sơ năng lực

• Lập hồ sơ năng lực chuẩn.
• Tiến hành thu thập thông tin thị trường.
• Gửi hồ sơ năng lực chào thị trường.

2. Nhận thư mời thầu cùng hồ sơ yêu cầu

• Tiếp nhận thư mời thầu và hồ sơ yêu cầu.
• Nghiên cứu hồ sơ yêu cầu.
• Đưa ra một vài định hướng sơ bộ về dự án.

3. Tiến hành khảo sát dự án:

• Liên hệ với đại diện bên mời thầu.
• Phối hợp khảo sát dự án.
• Thu thập thêm thông tin dự án từ nhiều nguồn (nếu cần).
• Ghi chép các thông số cơ bản của dự án.

4. Lập hồ sơ chào thầu: phương án triển khai và đơn giá chào thầu

• Lập phương án chi tiết về việc triển khai dịch vụ quản lý tòa nhà tại dự án.
• Đề xuất giá chào thầu (có thể giá theo đơn giá hoặc giá trọn gói).
• Hoàn thiện một số yêu cầu khác theo hồ sơ yêu cầu.

5. Thuyết trình phương án thầu

• Tham dự mở thầu.
• Thuyết trình phương án chào thầu.
• Sửa đổi hoặc làm rõ thêm một số hạng mục (nếu có).
• Phản biện các ý kiến hoặc giải thích rõ hơn về phương án chào thầu.

6. Tham dự thương thảo hợp đồng.

7. Ký kết hợp đồng (nếu có).

Đối với bên mời thầu cũng như bên chào thầu. Tùy điều kiện và yêu cầu thực tế mà có thể rút bớt một số bước hoặc gộp chúng lại để thực hiện. Nên đơn giản hóa các khâu liên quan đến thủ tục hành chính. Thậm chí có một số tòa nhà quy mô nhỏ, Ban quản trị có thể chỉ định thầu để giảm thiểu thủ tục hành chính.

Xem thêm: Top phần mềm quản lý toà nhà chung cư