Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS giúp hoạt động hàng ngày cho khách hàng như thể nào?

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động hàng ngày của khách sạn. Trong quá khứ, bạn có thể đã tự quản lý thông qua các công cụ quản lý tiền sảnh và sử dụng các phần mềm HR hoặc Excel để kết hợp các yếu tố khác lại với nhau. Tuy nhiên, hôm nay có nhiều lựa chọn tốt hơn.

Một trong những lựa chọn đó là hệ thống quản lý tài sản (PMS). Tuy nhiên, có thể bạn đang phân vân về lợi ích của việc sử dụng PMS trong khách sạn. Liệu có thực sự cần thiết?

Đáp án là có. Tuy nhiên, điều này không đơn giản như vậy. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đầu tư vào PMS phù hợp với nhu cầu của mình, và điều này đòi hỏi hiểu rõ về những gì một hệ thống quản lý tài sản dựa trên đám mây (cloud-based PMS) có thể mang lại cho bạn. Các hệ thống này nhiều hơn so với các công cụ quản lý tiền sảnh được nâng cấp. Chúng cung cấp khả năng quản lý gần như mọi khía cạnh của khách sạn.

Tại sao bạn cần một PMS cho khách sạn?

Trước khi bạn có thể chọn PMS khách sạn tốt nhất, bạn cần hiểu thêm về cách loại phần mềm quản lý khách sạn hoạt động và nhu cầu nó có thể giải quyết cho khách sạn của bạn.

Các chức năng bạn mong đợi

Hầu hết các quản lý tài sản và chủ khách sạn đều có mong đợi riêng khi sử dụng PMS. Các tính năng và chức năng này bao gồm:

1. Đặt phòng cho khách hàng: Đúng vậy, PMS của bạn có thể xử lý đặt phòng. Tuy nhiên, điều này không chỉ dừng lại ở việc cho phép khách hàng đặt phòng qua trang web của bạn. Bạn cần có khả năng tập trung tất cả các đặt phòng của khách hàng tại một vị trí duy nhất, bất kể kênh của bên thứ ba nào mà chúng xuất phát. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của đội ngũ của bạn và đơn giản hóa trải nghiệm của khách hàng.

2. Các kênh bên thứ ba: Ngày nay, hầu hết các khách sạn sử dụng nhiều kênh bên thứ ba để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Điều này bao gồm các trang web đặt phòng trực tuyến (OTA) cũng như các trang web như Hotwire.com cung cấp giá giảm sâu. Quản lý tất cả những kênh này bằng cách thủ công có thể là một cơn ác mộng và mất rất nhiều thời gian. Với PMS khách sạn thích hợp, bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả những kênh này.

3. Hoạt động trước bàn tiền sảnh: Cuối cùng, PMS khách sạn thích hợp sẽ mang lại cho bạn khả năng tiếp cận các tính năng và chức năng tiêu chuẩn của bàn tiền sảnh, chẳng hạn như xem và cập nhật tình trạng đặt phòng, quản lý việc nhận phòng, xử lý thanh toán và nhiều chức năng khác, đồng thời kết nối với phòng xông hơi, các hoạt động của khách sạn, bộ phận dọn phòng và các bộ phận khác.

Các tính năng không mong đợi

Ngoài những tính năng được mong đợi mà chúng ta vừa thảo luận, PMS tốt nhất sẽ vượt xa những tính năng quản lý tiền sảnh và cung cấp một số tính năng và khả năng không mong đợi.

1. Hành động như một ERP: Một tính năng thường làm cho quản lý khách sạn bất ngờ đó là khả năng của PMS hành động như một ERP và ghi lại tất cả các giao dịch. Điều này không chỉ quan trọng để đảm bảo rằng dữ liệu tài chính quan trọng được ghi lại, mà còn để có cái nhìn tổng quan về lợi nhuận cuối cùng và để đảm bảo rằng tất cả chi phí được ghi lại đúng thời điểm và liên kết với tài khoản của khách hàng.

2. Quản lý lợi nhuận: Ngoài việc ghi lại tất cả các giao dịch tài chính, PMS khách sạn của bạn cũng có thể cung cấp khả năng quản lý ợi nhuận. Điều này cho phép bạn xác định hiệu suất tổng thể của khách sạn, phân tích các chỉ số quan trọng như ADR (Tỷ lệ trung bình mỗi phòng đã cho thuê) và GOPPAR (Lợi nhuận trên mỗi phòng đã cho thuê) và sau đó đưa ra phản ứng dựa trên thông tin chính xác.

3. Báo cáo: PMS tốt nhất sẽ có khả năng tạo ra báo cáo chi tiết nhanh chóng, cho phép bạn trả lời các câu hỏi của ban quản lý và cung cấp thông tin quan trọng chỉ bằng một cái nhìn. Điều quan trọng là tìm cách tận dụng dữ liệu mà bạn đã có và biến chúng thành những thông tin mới giúp đưa ra quyết định tốt hơn cho toàn bộ khách sạn.

4. Làm mượt chu kỳ lưu trú của khách hàng: Phần mềm quản lý khách sạn của bạn là một công cụ mạnh mẽ để tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng và giảm hoặc tránh mọi vấn đề có thể xảy ra. Điều này bao gồm việc tạo ra một trải nghiệm đồng nhất tại mọi điểm tiếp xúc và đảm bảo rằng khách hàng không bao giờ được nhận phòng vào các phòng chưa được dọn sạch hoặc thậm chí nhiều hơn nữa. Ngày nay, mục tiêu là cung cấp một trải nghiệm khách hàng xuất sắc. Điều này không chỉ liên quan đến việc đặt phòng phòng trong một đêm hoặc hai. Ngành khách sạn cạnh tranh hơn bao giờ hết và nếu bạn không mang lại lý do cho khách hàng quay lại, họ sẽ tìm lý do để đến nơi khác.

5. Trải nghiệm không tiếp xúc: Đại dịch COVID-19 đã tăng tốc những xu hướng hiện có trong ngành công nghiệp dịch vụ khách sạn, đòi hỏi nhiều quy trình không tiếp xúc hơn. Với phần mềm quản lý khách sạn đúng, bạn không chỉ có thể tận dụng những xu hướng đó mà còn giúp khách hàng của bạn có một trải nghiệm an toàn, riêng tư hơn tại khách sạn của bạn. Một số tính năng nên được hỗ trợ bao gồm check-in và check-out kỹ thuật số, thẻ phòng kỹ thuật số, cập nhật tình trạng phòng tự động từ ứng dụng di động và nhiều tính năng khác.

6. Quản lý giá cả: Bây giờ chúng ta đã tiến xa hơn thời điểm mà các quản lý và người đứng đầu có thể đặt giá và sau đó duy trì chúng trong cả năm. Ngày nay, ngành công nghiệp đòi hỏi nhiều hơn và khách hàng của bạn cũng mong muốn nhiều hơn. Với phần mềm quản lý tài sản khách sạn đúng, bạn có thể quản lý giá dễ dàng. Bạn có thể xác định giá phòng theo mùa hoặc theo gói, đặt giá đặc biệt và thậm chí biến đổi giá dựa trên tỷ lệ lấp đầy. Điều tốt nhất là nhiều chức năng này được tự động hóa, giúp bạn và đội ngũ của bạn tiết kiệm thời gian và phiền hà.

Tìm kiếm PMS khách sạn tốt nhất

Bây giờ khi bạn đã hiểu được cách PMS khách sạn có thể mang lại lợi ích cho hoạt động hàng ngày, hãy xem xét điều gì cần thiết để đưa ra quyết định thông thái. Làm thế nào để bạn chọn được phần mềm quản lý tài sản khách sạn đúng?

Xem thêm: Top phần mềm quản lý khách sạn với kiểm soát thẻ từ và thiết bị thông minh IoT

Điều quan trọng đầu tiên là đảm bảo rằng phần mềm bạn xem xét cung cấp những tính năng và khả năng mà chúng tôi vừa thảo luận. Trên thị trường có vô số các lựa chọn về PMS dựa trên đám mây, nhưng chúng không tạo ra bằng nhau. Một số chỉ đơn giản là phần mềm quản lý tiền sảnh được nâng cấp, trong khi những cái khác tập trung hơn vào những yêu cầu bên trong khách sạn. Cả hai đều không phải là lựa chọn đúng. Bạn muốn một hệ thống PMS dựa trên đám mây cung cấp cả hai trong khi cung cấp nhiều tính tự động hóa để giúp nhân viên tập trung vào trải nghiệm của khách hàng.

Cuối cùng, đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập phiên bản thử nghiệm miễn phí. Điều này cho phép bạn kiểm tra phần mềm và nắm bắt cách nó hoạt động cho khách sạn của bạn. Phiên bản thử nghiệm nên bao gồm đầy đủ tính năng. Phiên bản giới hạn chức năng thực sự không cho phép bạn khám phá phần mềm và làm quen với nó.

Tại neoHotel, chúng tôi tự hào cung cấp một hệ thống quản lý tài sản khách sạn hàng đầu ngành, kết hợp cả các module trước bàn và sau bàn, cùng với công nghệ thông minh và tự động hóa nhằm giúp bạn vận hành một khách sạn có lợi nhuận, thành công và mang lại trải nghiệm thỏa mãn cho khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi hôm nay, yêu cầu phiên trình diễn hoặc đăng ký dùng phiên bản dùng thử miễn phí.